TLU SA wil dit graag onder lede se aandag bring dat daar sekere bepalings is wat boere en boerderye ingevolge die POPI-wetgewing moet nakom. Hieronder volg basiese inligting op wie die POPI-Wet en -regulasies van toepassing is en spesifiek wat sedert 1 Julie 2021 in werking getree het.
1. TOEPASSING
Die POPIA, of POPI-Wet is reeds in 2013 gepromulgeer en het op 1 Julie 2021 in werking getree. Soos die naam van die Wet aandui, beskerm dit die persoonlike data van personeel, kliënte (lede in TLU SA se geval) pasiënte, lidmate van ‘n kerk, sportklub en so meer. Enige onderneming wat persoonlike inligting bewaar, saamstel of verwerk in enige vorm (elektronies, magneties, kaart of register) sal onderhewig wees aan die regulasies en bepalings van die Wet.
Die belangrikste aspek is die registrasie van die INLIGTINGSBEAMPTE en ADJUNK INLIGTINGSBEAMPTE by die reguleerder.
2. INLIGTINGBEAMPTE
Dit is volgens die Wet, die HUB, of eienaar van ondernemings, besighede, boerderye, mediese praktyke ensomeer. In TLU SA se geval die Hoofbestuurder, dan Streekbestuurders, Streeksvoorsitters waar daar nie Streekbestuurders is nie, en DLU / BU / BV voorsitters. Hierdie funksie kan gedelegeer word na iemand anders, minstens op bestuurvlak. Die persoon sal die ADJUNK INLIGTINGSBEAMPTE wees. In TLU SA-lede se geval dan die boerderyeienaar, wat die funksie dan weer kan delegeer. Let asb op dat waar daar ‘n derde party aangestel is om sekere personeel-verwante funksies soos salarisse of verlof-rekordhouding namens ‘n besigheid of boerdery te vervul – dikwels die boerdery se eksterne boekhouer – ‘n Inligtingsbeampte steeds aangestel moet word. Jy kan dus nie jou salaris- en personeel-administrasie uitkontrakteer en onder die wanindruk verkeer dat jou pligte in terme van hierdie wet afgehandel is nie.
3. STAPPE
3.1 Identifiseer en stel die INLIGTINGSBEAMPTE en ADJUNK aan en stuur die onderstaande registrasievorm na registration.IR@justice.gov.za
3.2 Formuleer jou BELEID oor die beskerming van persoonlike inligting in plek. Wie mag met die data omgaan, hoe word dit beskerm in die vorm waarin jy dit hou, word die rekenaar huis toe geneem? Word die register agter slot en grendel gehou, bestaan daar meer as een kopie, of datastokkie of ander rugsteun media, waar word dit gehou. Hoe lank word data gehou, hoe word dit vernietig, wat is die lewensiklus van my data?
3.3 KONTRAKTERING met operateurs. Is daar derde partye wat toegang tot jou data het, soos eksterne boekhouers of salaris administrateurs en hoe beveilig hulle jou data? Skrifelike ooreenkomste met operateurs is belangrik.
